楽して爆速Excel入門!速く作業するためのポイントは?

残業しないでとっとと帰りたい!

てきぱきと早く仕事を終わらせたい!

Excelが得意になりたい!

あなたのそんな願いを叶えます!!

Microsoft Excelを使い続けて二十余年の私からExcel初心者のみなさんへ、Excel作業を楽に速くするコツをお話しします。

まずこの記事では、

「Excelで早く作業するにはとりあえずどうすればいいの?」

という疑問に対する答えを書きます。

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マウスを使わない

シンプルに言います。

マウスを使わないようにすればするほど、Excelの作業は早くなり、ミスも減ります。

マウスを使えば使うほど作業のスピードは遅くなり、ミスも多くなってしまいます1)マウスでやっていることを細かく考えてみると、ドット単位で狙いを定めて「それっクリックだ!」の繰り返しですよね。1回や2回ならまだしも、何十回・何百回も繰り返しているとものすごく目が疲れます。その上、1ドットでも狙いを外してしまうとExcelは何もしてくれなかったり、ひどい場合は意図に反したことをやってしまいます。

ショートカットキーを使う

えっ、でもマウスを使わないと画面上方のメニューの機能とかどうやって使うの。。?

答えは簡単。キーボードを使います2)キーボードならばキーの位置さえ覚えてしまえば、ミスすることなく正確に素早くExcelへやりたいことを伝えることができます。普段チャットとかメールとかしてれば、主なキーであれば素早くミスすることなく楽に自然に無意識にタイプすることができますよね?その無意識に使えるスキルを出来るだけ活用するのが鍵なのです。3)キーボードで作業するメリットはもう一つあります。これは実際の作業効率が上がる話ではないのですが、キーボードショートカットで作業をする人をはたから見ると、なぜかものすごくテキパキと仕事をしているように見えるのです。パソコンの作業をマウスでカチッカチッ、とやる人と、キーボード操作でカタカタカタ。。とやる人を想像すればわかると思います。

CtrlキーやAltキーを他のキーと同時に押すと、Excelはさまざまな機能を実行してくれるのです。

聞いたことがある方が多いと思いますが、ショートカットキーといわれる機能です。

楽にショートカットを身につけよう

でもショートカットってなんか色々あって覚えるの大変そう。。

安心してください。10種類くらい覚えるだけで、効果はてきめんに上がります。

よく「よく使われるショートカットにはこんなものがあります」とか言っときながら何十種類ものショートカット一覧表をずらっと並べてさあ覚えろ!と言わんばかりの本やサイトがありますが、そんなの見ても挫折するだけです。

また、印刷して画面の横に貼っとけば使えるだろ?ていうのもありますが、紙に印刷して、サイズに合わせて切って、、あっセロテープどこにあるんだっけ。。というわけで、めんどくさいですよね。そもそも画面の周りにショートカットキー一覧表をゴテゴテ貼るなんてスマートじゃないです。

また、ショートカットキーの種類を頭に叩き込んで暗記するよりも実際の作業をする中で体感で覚える方が楽ですし、余計なことに頭を使わずに済みます。

完璧なExcelマスターを目指すならともかく、このサイトでは「楽に」爆速作業スキルをゲットしたい方を対象にします。

ショートカットキーにはよく使うものと、あまり使わないものがあります。そして、一番よく使うショートカットキーから順番に10種類だけ覚えていけば、体感的には全ての作業の半分くらいはカバーできます4)よくパレートの法則やニハチの法則などと呼ばれますが、頻繁に行われる作業から順番に楽にしていけば、10種類くらいの作業を楽にした時点で作業量全体の半分くらいは楽になっているでしょう、という考え方です。

おわりに

その10種類ってどんなショートカット?

それは次回以降の記事で順番に紹介します!

References   [ + ]

1.マウスでやっていることを細かく考えてみると、ドット単位で狙いを定めて「それっクリックだ!」の繰り返しですよね。1回や2回ならまだしも、何十回・何百回も繰り返しているとものすごく目が疲れます。その上、1ドットでも狙いを外してしまうとExcelは何もしてくれなかったり、ひどい場合は意図に反したことをやってしまいます。
2.キーボードならばキーの位置さえ覚えてしまえば、ミスすることなく正確に素早くExcelへやりたいことを伝えることができます。普段チャットとかメールとかしてれば、主なキーであれば素早くミスすることなく楽に自然に無意識にタイプすることができますよね?その無意識に使えるスキルを出来るだけ活用するのが鍵なのです。
3.キーボードで作業するメリットはもう一つあります。これは実際の作業効率が上がる話ではないのですが、キーボードショートカットで作業をする人をはたから見ると、なぜかものすごくテキパキと仕事をしているように見えるのです。パソコンの作業をマウスでカチッカチッ、とやる人と、キーボード操作でカタカタカタ。。とやる人を想像すればわかると思います。
4.よくパレートの法則やニハチの法則などと呼ばれますが、頻繁に行われる作業から順番に楽にしていけば、10種類くらいの作業を楽にした時点で作業量全体の半分くらいは楽になっているでしょう、という考え方です。
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