楽して爆速Excel入門!一番よく使うショートカットキーとは?

Microsoft Excelで最もよく使うショートカットキーは何だと思いますか?

Ctrl+C?

Ctrl+V?

いいえ、もっとよく使うものがあります。

それは、Ctrl+矢印キーです。

この記事では、Ctrl+矢印キーというExcelショートカットキーについて何ができるのか、どういう時に使うのかを紹介します。

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何ができるのか

Ctrl+矢印キーを押せば、表の端までひとっ飛びで行けます。

簡単な例として、果物屋さんの売上計算表を考えてみましょう。

ここにサンプルファイルを添付しましたので、ダウンロードして試してみて下さい。

下記のように果物が売れるたびに何個売れたのか(数量)を記録していき、一個あたりの売り値(単価)をかけて売り上げを計算する表です。

画面には4月4日の最初に売ったいちご5個(Excel17行目)まで表示されていますが、実際にはもっともっと下まで記録されています。

この状態で新しく果物が売れて表の一番下に記録しなければならなくなったら、カーソル1)A1のセルに表示されている、「今キーボードで数字や文字をタイプしたら、ここのセルに入力されますよ!」というサインのことです。を表の一番下まで動かさなきゃいけませんよね。

ここで、Ctrl+下矢印キー(↓)を押してみてください。

カーソルが一番下の記録まで一瞬で飛んで行ってくれました。

Ctrlキーを離してもう一回↓キーを押すと空白の行が出てくるので、そこからすぐに次の売り上げの記録を始めることができます。

キーボードのキーを2回押すだけでよいので、マウスでスクロールバーやホイールを使って一番下まで行くよりも圧倒的に早く、ミス2)ここではマウスを誤った位置でクリックしてしまったり、ホイールでスクロールし過ぎてしまったりすることを指しています。なく売り上げの記録を始めることができます。

マウスで細っこいスクロールバーをクリックしてドラッグする危なっかしさに比べ、Ctrlキーとか↓キーを押し間違うことなんてほぼないでしょう。

この表はまだせいぜい50行しかないのでマウスのホイールを何回か回せば表の下まで辿り着けますが、1000行とか10000行もあるような表だととても時間がかかってしまいます。が、Ctrl+↓であれば、10000行だろうが1000000行だろうが一瞬です。

これがショートカットキーの威力なのです。

表の端まで飛べない時もある

表の一番下まで行ってみると、4月7日の販売記録(Excel50行目以降)ではE列にまだ売り上げの計算式を入力していないことが分かります。

このE列の状況でE1のセルでCtrl+↓キーを押すと、カーソルは4月6日の最後の販売記録(Excel49行目)で止まります。

Ctrl+↑キーでいったん一番上まで戻って、E列へカーソルを動かしてからCtrl+↓キーを押してみてください。

Ctrl+矢印キーの機能を正確に言うと、「何かしらのデータが入っているセル」と「何も入っていないセル(空白セル)」の境目まで飛ぶという機能になります。

つまり、表の中に空白セルがあると、Ctrl+矢印キーで表の一番下まで飛ぼうとしても空白セルの手前で止まってしまうのです3)空白セルがあるのにカーソルが止まらないように見えることもあります。その場合、3つの可能性が考えられます。1.スペースだけが入っているセル 2.ゼロが入っているが、ゼロを非表示にしている場合 3.「長さゼロの文字列(“”)」が入っているセル

なお、カーソルがあるセルの隣が空白セルであるときにCtrl+矢印キーを押すと、最初に何かしらのデータが入っているセルまで飛びます。

今回のサンプル(果物屋の売り上げ表)ではG列・H列は果物の種類ごとの値段(単価)の一覧表になっていて、A~E列の販売記録とは別の表になっています。

また、G列・H列では未入荷の果物の種類を1行空けて区別して表示しています。

カーソルをG列・H列の1行目に持ってきてCtrl+↓キーを押すと、5行目でカーソルが止まります。6行目が空白であるためです。

もう一回Ctrl+↓キーを押すと7行目へ移動し、もう一回押すと9行目へ移動します。

このように一つのシートの中にいくつかの表が同居している時は、Ctrl+矢印キーを押すと隣の表の初めのセルまで移動してくれます。

どういう時に使うのか

Ctrl+矢印キーは先程のようにデータを入力するにあたって適切な素早く位置にカーソルを動かしたい時にも使いますが、何と言っても一番役に立つのは初めて見る表の全体像の確認です。

新入社員の方々は、まずは先輩が作ってきた表の引継ぎからスタートすることがほとんどだと思います。

また、いくらベテランになっても、他人が作った表をメールで受け取って情報を読み取ったり、後続作業をしたりという事は毎日のようにあるので、他人が作ったExcelファイルを初めて見るというスキルは一生使うと言っても過言ではありません。

そんな時にCtrl+矢印キーで表の上下左右の端まで、あるいは隣の表までカーソルを飛ばしてみることで、

  • 表の大きさはどのくらいなのか?
  • 時系列の推移表のようだけど、いつからいつまでのデータなのか?
  • 今見ているシートにはいくつの表が含まれているのか?

というように表の全体像を短時間で読み取ることができます。

また、表の中に空白セルがあればカーソルが止まるので、歯抜けになっているデータはないか?という確認をすることもできます。

おわりに

Ctrl+矢印キーは表の端へカーソルを持って行きたい時に使うのが基本ですが、それだけではありません。

一瞬で表の大きさ・データの歯抜け具合・一つのシートにどれだけの表が混在しているかを把握できるので、Excel上級者は初めて見る表ではかならずCtrl+矢印キーで表の全体像がどんな感じなのか確認しています。

References   [ + ]

1.A1のセルに表示されている、「今キーボードで数字や文字をタイプしたら、ここのセルに入力されますよ!」というサインのことです。
2.ここではマウスを誤った位置でクリックしてしまったり、ホイールでスクロールし過ぎてしまったりすることを指しています。
3.空白セルがあるのにカーソルが止まらないように見えることもあります。その場合、3つの可能性が考えられます。1.スペースだけが入っているセル 2.ゼロが入っているが、ゼロを非表示にしている場合 3.「長さゼロの文字列(“”)」が入っているセル
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